Voor de directie

Als directeur heb je meestal de rol Beheerder. Deze pagina zet op een rij wat je als directie in Mentris inricht en terugziet. De technische details staan in Beheer.

Rollen

Leerkracht: de assistent, eigen documenten en notities, en de kennisbank lezen.
Leerkracht + kennisbank: daarnaast de kennisbank bewerken en documenten uploaden.
IB'er: ziet documenten van de hele school, beheert de leerlingenlijst en handelingsplannen.
Beheerder: alles, plus gebruikers en instellingen.

Gesprekken met de assistent zijn van de medewerker zelf. Ook de beheerder ziet die niet, alleen het verbruik per gebruiker.

Sjablonen

De assistent schrijft documenten in de sjablonen van de school. Klik op Sjablonen in het menu. Met Startsjablonen toevoegen krijg je Incidentregistratie, Gedragsobservatie, Verslag oudergesprek en Contactmoment ouders.

Heeft de school al een eigen formulier? Kopieer de tekst uit Word of een PDF, plak hem onder Sjabloon uit een eigen formulier en klik op Maak voorstel. Je krijgt een sjabloon met jullie eigen kopjes in dezelfde volgorde. Controleer de kopjes en klik op Opslaan. Voorbeeldnamen in het formulier worden afgeschermd voordat de tekst naar de AI gaat.

Schrijfafspraken

Onder Beheer, Schrijfafspraken leg je vast hoe de school wil dat teksten klinken, bijvoorbeeld: ouders spreken we aan met u; geen afkortingen; mails maximaal tien regels. De assistent volgt die afspraken bij iedereen. Vraagt een leerkracht in een gesprek iets anders, dan gaat dat voor.

Incidentenoverzicht

Onder Incidenten zie je hoeveel incidenten er per maand, per groep en per sjabloon zijn vastgelegd en geaccordeerd. Dat helpt bij de monitoring van de veiligheid op school. Met Download CSV neem je de cijfers mee. Hoe het werkt staat bij Voor de IB'er.

Wat de assistent deed

Onder Beheer staat per maand hoeveel documenten zijn opgesteld en geaccordeerd, hoeveel rapportteksten zijn geschreven, hoeveel vervolgacties gepland en afgerond, en hoeveel medewerkers actief waren. Het zijn aantallen uit Mentris zelf, bruikbaar voor de MR of het bestuur.

Audit-log

Het audit-log onder Beheer laat zien wie wat deed en wanneer: inloggen, gebruikersbeheer, instellingen, het bekijken van een leerlingoverzicht of groepsoverzicht, samenvattingen en handelingsplannen. Klik op Download als CSV voor een bestand voor de functionaris gegevensbescherming.

Gegevens exporteren

Onder Beheer klik je bij Alle gegevens van de school exporteren op Alles exporteren. Je krijgt een ZIP-bestand met alle leerlingen, documenten met aanvullingen, handelingsplannen, vervolgacties en sjablonen, plus per leerling een leesbaar overzicht. Gebruik het voor het archief van de school of bij het einde van het contract. Vraagt een ouder om inzage, dan opent de beheerder of IB'er de leerling en klikt op Exporteren voor inzageverzoek. Beide exports komen in het audit-log.

DPIA-concept

Onder Beheer, Beveiliging klik je op Download DPIA-concept. Je krijgt een ingevuld concept van de gegevensbeschermingseffectbeoordeling met de inrichting van Mentris en de instellingen van jullie school, zoals de bewaartermijnen en of inspreken aanstaat. De open punten vult de school zelf aan, bijvoorbeeld de bewaartermijn van documenten. Daarna stelt de school het vast.

Keuzes die bij de school liggen

Inspreken staat standaard uit. Zet het alleen aan als de school heeft afgewogen dat de browser de audio naar Google of Apple stuurt.
De bewaartermijn van gesprekken en van het audit-log stel je in onder Beveiliging.
Tweestapsverificatie is voor beheerders standaard verplicht.

Meer over de afspraken met AI Agent B.V. staat in Privacy en AVG.