Veiligheid en privacy bij Mentris
Mentris geeft scholen toegang tot AI op een manier die past bij het onderwijs. Op deze pagina staat precies hoe dat werkt, wat er met data gebeurt en welke afspraken daarover zijn vastgelegd.
Waar staat de data?
Alle schooldata (accounts, gesprekken, documenten) staat op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland. Hetzner is DIN ISO/IEC 27001:2022-gecertificeerd, geaudit door SOCOTEC. Er staat geen schooldata bij Amerikaanse clouddiensten.
Wat gebeurt er als een medewerker met de AI werkt?
Persoonsgegevens-filter. E-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's en burgerservicenummers worden automatisch gemaskeerd voordat een bericht naar een AI-aanbieder gaat. Het AI-model ontvangt placeholders, nooit de echte gegevens. De gebruiker ziet in het scherm wat er is gemaskeerd.
Leerlingnamen blijven lokaal. In de rapport-assistent wordt de naam van de leerling al in de browser vervangen; die verlaat het apparaat niet. De inhoud van rapporten wordt niet op onze servers opgeslagen.
Geen training op schooldata. Met elke AI-aanbieder zijn afspraken vastgelegd (verwerkersovereenkomsten) dat data niet voor het trainen van modellen wordt gebruikt.
De AI beoordeelt geen leerlingen. Mentris is zo gebouwd dat de AI formuleert en structureert; beoordelen doet de professional. Zo blijft het gebruik buiten de hoog-risicocategorie van de EU AI Act. Onze volledige positionering staat in de documentatie.
Waar verwerken de AI-aanbieders?
De opslag van alle schooldata staat in de EU. Voor het beantwoorden van een vraag sturen we het gefilterde bericht naar de gekozen AI-aanbieder; die verwerking kan op dit moment (deels) in de Verenigde Staten plaatsvinden, onder de EU-modelcontractbepalingen van de betreffende aanbieder. Scholen geven hiervoor expliciete toestemming in de verwerkersovereenkomst.
We werken toe naar volledige EU-verwerking, ook voor de AI-aanroepen zelf. Zodra een aanbieder via onze EU-route beschikbaar is, vermelden we dat op de subverwerkerslijst.
Wie kan erbij?
Inloggen kan met het Google- of Microsoft-schoolaccount (SSO). Rollen bepalen wie wat ziet; leerlingdossiers zijn alleen toegankelijk voor beheerders en intern begeleiders en zijn veld-versleuteld opgeslagen (AES-256).
Elke schoolomgeving is technisch geïsoleerd (row level security) en elke inzage in leerlingdata wordt gelogd. De schoolbeheerder kan die logs inzien.
Grip op kosten en gebruik
De beheerder van de school kiest centraal welk AI-model wordt gebruikt, ziet het verbruik per gebruiker en per maand, en kan een maandbudget instellen.
Afspraken en toezicht
- Verwerkersovereenkomst op basis van de ongewijzigde Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs.
- Publieke subverwerkerslijst met een bezwaartermijn van 6 weken bij wijzigingen.
- Datalek-protocol met melding aan de school binnen 24 uur (12 uur bij leerlinggegevens).
- De eerste onafhankelijke pentest staat gepland voor livegang; daarna jaarlijks. Het rapport is op verzoek deelbaar met schoolbesturen.
Zijn jullie ISO-gecertificeerd?
Onze hostingleverancier is ISO 27001-gecertificeerd; Mentris zelf werkt volgens dezelfde principes en laat dit toetsen via onafhankelijke pentests. Een eigen ISO 27001-certificering van AI Agent B.V. staat gepland zodra de schaal dat rechtvaardigt. We zeggen precies wat wel en niet gecertificeerd is; dat lijkt ons in het onderwijs de enige juiste toon.
Vragen over deze pagina of onze aanpak: hello@aiagent.nl