Veiligheid en privacy bij Mentris

Alle schooldata (accounts, gesprekken, documenten) staat op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland. Hetzner is DIN ISO/IEC 27001:2022-gecertificeerd, geaudit door SOCOTEC. Er staat geen schooldata bij Amerikaanse clouddiensten.

Persoonsgegevens-filter. E-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's en burgerservicenummers worden automatisch gemaskeerd voordat een bericht naar een AI-aanbieder gaat. Het AI-model ontvangt placeholders, nooit de echte gegevens. De gebruiker ziet in het scherm wat er is gemaskeerd.

Leerlingnamen gaan niet naar het AI-model. Namen uit de leerlingenlijst worden op de server van Mentris in Duitsland vervangen door plaatshouders zoals [LEERLING-1], voordat er iets naar het AI-model gaat. Het model ziet alleen de plaatshouders; Mentris zet de namen daarna terug in het antwoord.

Geen training op schooldata. AWS, waar Mentris Claude afneemt, gebruikt de data niet voor het trainen van modellen; dat staat in de voorwaarden van Amazon Bedrock.

De AI beoordeelt geen leerlingen. Mentris is zo gebouwd dat de AI formuleert en structureert; beoordelen doet de professional. Zo blijft het gebruik buiten de hoog-risicocategorie van de EU AI Act. Onze volledige positionering staat in de documentatie.

Binnen de EU. De opslag van alle schooldata staat in Duitsland. Voor het beantwoorden van een vraag gaat het gefilterde bericht naar Claude via Amazon Bedrock in Frankfurt; die aanroep wordt alleen in EU-regio's verwerkt. Anthropic, de maker van Claude, heeft geen toegang tot vragen of antwoorden, en de data wordt niet gebruikt om modellen te trainen.

AWS en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven. De contractpartij (AWS EMEA, Luxemburg) en de verwerking zijn Europees; de volledige lijst staat in de subverwerkerslijst.

Inloggen kan met het Google- of Microsoft-schoolaccount (SSO) of met wachtwoord plus tweestapsverificatie via een authenticator-app. Voor beheerders is tweestapsverificatie verplicht; de school kan dat ook voor intern begeleiders verplicht maken. Gevoelige beheeracties, zoals de export van alle schooldata of het verwijderen van een gebruiker, vragen opnieuw om een code uit de authenticator-app.

Rollen bepalen wie wat ziet. Leerkrachten leggen hun eigen documenten over leerlingen vast en zien alleen die documenten. De leerlingenlijst (naam en groep) is voor elke medewerker zichtbaar. Intern begeleiders en beheerders zien de documenten van de hele school, beheren de leerlingenlijst en de handelingsplannen. De inhoud van documenten, handelingsplannen, notities en gesprekken is veld-versleuteld opgeslagen (AES-256).

Elke schoolomgeving is technisch geïsoleerd (row level security) en het openen, wijzigen en exporteren van leerlingen en hun documenten wordt gelogd, net als het opvragen van lijsten en overzichten. De schoolbeheerder kan die logs inzien en exporteren in het beheerpaneel.

Medewerkers kunnen tekst inspreken met de spraakherkenning van hun browser. Die verwerkt de audio buiten Mentris: bij Chrome bij Google, bij Safari bij Apple. Daarom staat inspreken per school standaard uit; de beheerder zet het bewust aan en weegt het mee in de DPIA van de school.

De beheerder van de school kiest centraal welk AI-model wordt gebruikt, ziet het verbruik per gebruiker en per maand, en kan een maandbudget instellen.

• Verwerkersovereenkomst op basis van de ongewijzigde Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs.
• Publieke subverwerkerslijst met een bezwaartermijn van 6 weken bij wijzigingen.
• Datalek-protocol met melding aan de school binnen 24 uur (12 uur bij leerlinggegevens).
• Een onafhankelijke pentest vóór de eerste school met leerlinggegevens, daarna jaarlijks. Het rapport is op verzoek deelbaar met schoolbesturen.

Onze hostingleverancier is ISO 27001-gecertificeerd; Mentris zelf werkt volgens dezelfde principes en laat dit toetsen met een onafhankelijke pentest vóór de eerste school met leerlinggegevens, daarna jaarlijks. Een eigen ISO 27001-certificering van AI Agent B.V. staat gepland zodra de schaal dat rechtvaardigt. We zeggen precies wat wel en niet gecertificeerd is; dat lijkt ons in het onderwijs de enige juiste toon.

Heb je een beveiligingsprobleem in Mentris gevonden, mail dan naar hello@aiagent.nl. Beschrijf wat je zag en hoe we het kunnen nadoen. We reageren, lossen het op en laten weten wanneer dat klaar is. Test alleen op een eigen account, ga niet in op gegevens van anderen en maak het probleem niet openbaar voordat het is opgelost. We keren geen beloning uit. De melding kan ook via /.well-known/security.txt.