Mentris

Privacy en AVG

Dit hoofdstuk is geschreven voor functionarissen gegevensbescherming, ICT-coördinatoren en bestuurders die Mentris beoordelen. Alle documenten die hier worden genoemd, sturen we op verzoek toe.

In het kort: de school is verwerkingsverantwoordelijke, AI Agent B.V. is verwerker onder de ongewijzigde Model Verwerkersovereenkomst 4.0. Opslag staat in Duitsland (ISO 27001), het AI-model draait via AWS in Frankfurt binnen de EU, namen en contactgegevens worden op onze server vervangen voordat iets naar de AI gaat, en de AI beoordeelt geen leerlingen. Daarmee valt Mentris buiten de hoog-risicocategorie van de EU AI Act.

Rolverdeling

De school is verwerkingsverantwoordelijke, AI Agent B.V. (Mentris) is verwerker. De afspraken staan in een verwerkersovereenkomst op basis van de ongewijzigde Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs, aangevuld met de ingevulde privacybijsluiter (bijlage 1), beveiligingsbijlage (bijlage 2) en eventuele afwijkingen (bijlage 3).

Welke gegevens verwerkt Mentris?

  • Accountgegevens van medewerkers: naam, school-e-mailadres, rol, laatste inlogmoment.
  • Leerlingenlijst: naam, roepnaam, groep en eventueel leerlingnummer. Mentris gebruikt die lijst om namen af te schermen en documenten aan de juiste leerling te koppelen.
  • Documenten die leerkrachten laten vastleggen (zoals incidenten, observaties en gespreksverslagen), met aanvullingen en vervolgacties. Daarin kunnen gevoelige gegevens over gedrag of ondersteuning staan.
  • Gesprekken met de assistent en notities van de medewerker zelf, en het verbruik per gebruiker.
  • Schooldocumenten die de school zelf in de kennisbank plaatst.

Rapportteksten, overdrachten, voorbereidingen van oudergesprekken en samenvattingen per leerling worden niet bewaard.

Opslag en EU-verwerking

Alle opslag vindt plaats op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland (ISO 27001-gecertificeerd). Het AI-model Claude roepen we aan via Amazon Bedrock in Frankfurt; de verwerking blijft binnen EU-regio's van AWS. Het zoekregister van de kennisbank staat ook in Frankfurt. Contractpartij is AWS EMEA SARL in Luxemburg. AWS en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven; dat restrisico staat beschreven in het DPIA-concept.

Subverwerkers

  • Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting en opslag.
  • Amazon Web Services EMEA (Luxemburg): het AI-model Claude via Amazon Bedrock, aanroep in Frankfurt en verwerking binnen EU-regio's. AWS ontvangt alleen tekst waarin namen en contactgegevens zijn vervangen en traint niet op schooldata; Anthropic heeft geen toegang.
  • Brevo (Frankrijk): transactionele e-mail, zoals uitnodigingen.

Bij wijzigingen in de subverwerkerslijst geldt een bezwaartermijn van 6 weken, conform de Model Verwerkersovereenkomst.

Technische maatregelen

  • Namen afschermen: voordat een bericht naar het AI-model gaat, vervangt Mentris op de eigen server elke naam uit de leerlingenlijst (ook roepnamen) door een plaatshouder zoals [LEERLING-1]. Staat er een naam in die niet op de lijst staat, zoals van een ouder of collega, dan vraagt Mentris de medewerker eerst om die af te schermen. Het model ziet alleen plaatshouders; Mentris zet de namen pas terug in het antwoord dat de medewerker leest. Met Bekijk wat de AI zag ziet de medewerker per bericht de tekst zoals de AI hem kreeg.
  • Persoonsgegevens-filter: e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's en BSN's (met elfproef) worden op dezelfde manier vervangen, ook in de gespreksgeschiedenis en in de kennisbank-teksten die als bron meegaan.
  • Tweede controle: na elk document, rapporttekst of samenvatting zoekt een aparte AI-ronde naar zinnen die niet uit het verhaal van de leerkracht of de documenten komen. Die ziet de leerkracht als te controleren zinnen. Niets is definitief tot de leerkracht het accordeert.
  • Versleuteling: documenten, aanvullingen, gesprekken, vervolgacties, notities, handelingsplannen en MFA-geheimen worden per veld versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM). Naam en groep op de leerlingenlijst staan onversleuteld in de database, die alleen vanaf de server zelf bereikbaar is.
  • Inspreken staat standaard uit. Zet de school het aan, dan gebruikt Mentris de spraakherkenning van de browser; Chrome stuurt de audio naar Google en Safari naar Apple, buiten de verwerkersovereenkomst om. Namen worden pas afgeschermd zodra de tekst in Mentris staat.
  • Isolatie per school: elke schoolomgeving is gescheiden met row level security op databaseniveau.
  • Toegang: rolgebaseerd, met SSO via het Google- of Microsoft-schoolaccount (bij Google alleen Workspace-accounts van de school, bij Microsoft alleen de organisatie van de school, waarbij het account na de eerste login aan die identiteit vastzit) of met wachtwoord en tweestapsverificatie, die voor beheerders verplicht is en op keuze van de school ook voor IB'ers. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt) en getoetst op voorspelbaarheid. Sessies vervallen direct bij het verwijderen van een account of het wijzigen van een wachtwoord.
  • Audit-logging: inloggen, beheerhandelingen, wijzigingen aan instellingen en kennisbank worden gelogd, inloggen met IP-adres. Van leerlingdata worden het openen, wijzigen, exporteren en verwijderen van leerlingen en documenten gelogd, het openen van de leerlingenlijst en de documentenlijst, het zoeken in documenten door de assistent, en het maken, lezen en uitwerken van notities. Van gesprekken met de assistent wordt alleen het verbruik gelogd, niet de inhoud. De schoolbeheerder kan het log inzien en als CSV exporteren.
  • Bewaartermijnen: gesprekken standaard 90 dagen na de laatste activiteit (instelbaar van 30 dagen tot onbeperkt), notities 7 dagen na uitwerken of 30 dagen als ze nooit zijn uitgewerkt, het audit-log naar keuze van de school. Documenten blijven staan tot de school ze verwijdert. Medewerkers kunnen eigen gesprekken op elk moment downloaden (inzagerecht) of verwijderen (wisrecht). Voor een inzageverzoek van ouders exporteert de beheerder of IB'er alles over één leerling als bestand.
  • DPIA-concept: de beheerder downloadt in Beheer een ingevuld concept van de DPIA met de inrichting van Mentris en de instellingen van de school, inclusief de open punten die de school zelf invult.
  • Kwetsbaarheden melden: via security.txt (responsible disclosure). Afhankelijkheden worden automatisch bewaakt op bekende kwetsbaarheden.

EU AI Act

Mentris valt niet in de hoog-risicocategorie van bijlage III van de EU AI Act. De AI in Mentris beoordeelt geen leerlingen, kent geen cijfers of niveaus toe en doet niet aan profilering; hij formuleert en structureert werk dat de professional aanlevert en beoordeelt. Die afweging is per functie gedocumenteerd (artikel 6, derde lid, uitzondering) en die documentatie is voor scholen opvraagbaar.

Datalekken en einde overeenkomst

Bij een datalek informeren we de school binnen 24 uur, en binnen 12 uur als er leerlinggegevens bij betrokken zijn, zodat de school haar meldplicht kan nakomen. Bij het einde van de overeenkomst exporteert de beheerder via Beheer alle gegevens van de school in één ZIP-bestand (leerlingen, documenten, handelingsplannen, vervolgacties en sjablonen) en de kennisbank; medewerkers downloaden hun gesprekken. Daarna verwijderen we de omgeving en bevestigen dat schriftelijk.

Zie ook de publieke veiligheidspagina of mail je vragen naar hello@aiagent.nl.