Privacy en AVG

Dit hoofdstuk is geschreven voor functionarissen gegevensbescherming, ICT-coördinatoren en bestuurders die Mentris beoordelen. Alle documenten die hier worden genoemd, sturen we op verzoek toe.

In het kort: de school is verwerkingsverantwoordelijke, AI Agent B.V. is verwerker onder de ongewijzigde Model Verwerkersovereenkomst 4.0. Opslag staat in Duitsland (ISO 27001), persoonsgegevens worden vóór elke AI-aanroep gemaskeerd en de AI beoordeelt geen leerlingen, waarmee Mentris buiten de hoog-risicocategorie van de EU AI Act valt.

Rolverdeling

De school is verwerkingsverantwoordelijke, AI Agent B.V. (Mentris) is verwerker. De afspraken staan in een verwerkersovereenkomst op basis van de ongewijzigde Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs, aangevuld met de ingevulde privacybijsluiter (bijlage 1), beveiligingsbijlage (bijlage 2) en eventuele afwijkingen (bijlage 3).

Welke gegevens verwerkt Mentris?

Accountgegevens van medewerkers: naam, school-e-mailadres, rol, laatste inlogmoment.
Gebruiksdata: chatgesprekken van de medewerker en tokenverbruik per gebruiker (voor het verbruiksdashboard).
Schooldocumenten die de school zelf in de kennisbank plaatst.
Leerlinggegevens alleen als de school de dossiermodule afneemt; die velden zijn versleuteld opgeslagen (AES-256) en elke inzage wordt gelogd. De rapport-assistent slaat geen inhoud op.

Opslag en doorgifte

Alle opslag vindt plaats op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland (ISO 27001-gecertificeerd). Voor het beantwoorden van een vraag wordt het bericht eerst door het persoonsgegevens-filter gehaald en daarna naar de gekozen AI-aanbieder gestuurd. Die verwerking kan op dit moment (deels) in de Verenigde Staten plaatsvinden, onder de EU-modelcontractbepalingen van de aanbieder. Scholen geven hiervoor expliciete toestemming in de verwerkersovereenkomst. Volledige EU-verwerking van de AI-aanroepen is onze roadmap; zodra een aanbieder via de EU-route is aangesloten, melden we dat op de subverwerkerslijst.

Subverwerkers

Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting en opslag.
AI-aanbieders, afhankelijk van de modelkeuze van de school: Anthropic, OpenAI, Mistral AI en/of Google. Zij ontvangen alleen gefilterde berichten en trainen niet op schooldata.
Brevo (Frankrijk): transactionele e-mail, zoals uitnodigingen.

Bij wijzigingen in de subverwerkerslijst geldt een bezwaartermijn van 6 weken, conform de Model Verwerkersovereenkomst.

Technische maatregelen

Persoonsgegevens-filter: e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's en BSN's (met elfproef-controle) worden server-side gemaskeerd vóór elke AI-aanroep, ook in de gespreksgeschiedenis en bij het doorzoeken van de kennisbank.
Naam-masking in de browser: in de rapport-assistent wordt de leerlingnaam lokaal vervangen; die verlaat het apparaat niet.
Isolatie per school: elke schoolomgeving is gescheiden met row level security op databaseniveau.
Toegang: rolgebaseerd, met SSO via het Google- of Microsoft-schoolaccount. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt).
Audit-logging: gevoelige handelingen, waaronder elke inzage in leerlingdata, worden gelogd en zijn inzichtelijk voor de schoolbeheerder.

EU AI Act

Mentris valt niet in de hoog-risicocategorie van bijlage III van de EU AI Act. De AI in Mentris beoordeelt geen leerlingen, kent geen cijfers of niveaus toe en doet niet aan profilering; hij formuleert en structureert werk dat de professional aanlevert en beoordeelt. Die afweging is per functie gedocumenteerd (artikel 6, derde lid, uitzondering) en die documentatie is voor scholen opvraagbaar.

Datalekken en einde overeenkomst

Bij een datalek informeren we de school binnen 24 uur, en binnen 12 uur als er leerlinggegevens bij betrokken zijn, zodat de school haar meldplicht kan nakomen. Bij het einde van de overeenkomst kan de school alle documenten exporteren; daarna verwijderen we de omgeving en bevestigen dat schriftelijk.

Zie ook de publieke veiligheidspagina of mail je vragen naar hello@aiagent.nl.