Aan de slag

Deze handleiding is voor de beheerder van de schoolomgeving. Na deze zes stappen kan het hele team veilig met AI werken.

1. Inloggen op je omgeving

Bij de setup ontvang je van ons een beheerdersaccount. Log in op mentris.nl/login met je e-mailadres en wachtwoord. Is SSO al gekoppeld, dan kun je ook direct met je Google- of Microsoft-schoolaccount inloggen.

2. Gebruikers toevoegen

Ga naar Beheer en voeg medewerkers toe met hun school-e-mailadres. Elke nieuwe gebruiker ontvangt een uitnodigingsmail met een link om zelf een wachtwoord in te stellen. Kies per gebruiker een rol:

• Medewerker: AI-chat, vragen stellen aan de kennisbank en de rapport-assistent.
• Redacteur: als medewerker, plus documenten uploaden en artikelen in de kennisbank beheren.
• Intern begeleider: als medewerker, plus toegang tot de leerlingdossier-module (indien afgenomen).
• Beheerder: alles, plus gebruikersbeheer, modelkeuze, budget en verbruik.

3. Kennisbank vullen

Upload via Upload de documenten waar het team vragen over stelt: schoolgids, protocollen, beleidsstukken, handleidingen. PDF en Word worden ondersteund. Mentris verwerkt elk document automatisch zodat de AI er vragen over kan beantwoorden, met bronvermelding.

Upload alleen documenten zonder leerlinggegevens. Zie de kennisbank-handleiding voor welke documenten goed werken.

4. AI-model kiezen

In Beheer kies je welk AI-model de school gebruikt, bijvoorbeeld Claude of ChatGPT. Je kunt op elk moment wisselen; gebruikers merken daar niets van behalve een ander antwoordkarakter.

5. Maandbudget instellen

Stel in Beheer een maandbudget in voor het AI-verbruik. Bij het bereiken van het budget pauzeert het AI-gebruik automatisch tot de nieuwe maand of tot je het budget verhoogt. Het verbruiksdashboard laat per gebruiker en per maand zien wat er is gebruikt.

6. Team op weg helpen

De grootste succesfactor is een goede start. Wat werkt: laat in een teamvergadering drie concrete voorbeelden zien (een vraag aan de schoolgids, een oudermail opstellen, een rapportzin herformuleren) en wijs het team op de promptbibliotheek in de chat. Wil je een begeleide start, dan verzorgt AI Agent B.V. teamtrainingen; vraag ernaar via contact.