Mentris

Aan de slag

Deze handleiding is voor de beheerder van de schoolomgeving. Na deze stappen kan het team met de assistent werken. Bovenaan Beheer staat de checklist Aan de slag die bijhoudt wat er al klaar is. Zolang de leerlingenlijst leeg is, staat op het startscherm ook een kaart Eerst inrichten.

1. Inloggen en tweestapsverificatie

Bij de setup ontvang je van ons een beheerdersaccount. Log in op mentris.nl/login. Is SSO gekoppeld, dan kan dat ook met je Google- of Microsoft-schoolaccount.

Daarna stel je tweestapsverificatie in met een authenticator-app. Scan de QR-code, vul de code uit de app in en bewaar de herstelcodes. Als beheerder kom je zonder tweestapsverificatie niet verder dan je accountpagina.

2. Leerlingenlijst invoeren

Dit is de belangrijkste stap. De assistent schermt alleen namen af die op deze lijst staan, en koppelt documenten aan de juiste leerling.

  1. Klik op Leerlingen.
  2. Plak de lijst uit het leerlingvolgsysteem, één leerling per regel: Naam; Groep of Naam; Groep; Roepnaam.
  3. Klik op Leerlingen importeren.

3. Sjablonen kiezen

Klik op Sjablonen en daarna op Startsjablonen toevoegen. Heeft de school eigen formulieren, plak dan de tekst onder Sjabloon uit een eigen formulier en klik op Maak voorstel. Zie Voor de directie.

4. Collega's uitnodigen

Ga naar Beheer, tabblad Team, en vul onder Gebruiker toevoegen naam, school-e-mailadres en rol in. Laat het wachtwoordveld leeg; de collega krijgt dan een uitnodigingsmail om zelf een wachtwoord in te stellen. De rollen zijn Leerkracht, Leerkracht + kennisbank, IB'er en Beheerder.

Vul op het tabblad Privacy en beveiliging bij Toegestane e-maildomeinen de domeinen van de school in, bijvoorbeeld school.nl. Uitnodigen kan dan alleen op die adressen, zodat een tikfout of privéadres geen toegang geeft.

5. Schrijfafspraken en kennisbank (optioneel)

Onder Beheer, tabblad Assistent, leg je bij Schrijfafspraken de toon en vorm vast die de assistent bij iedereen volgt. Via Kennisbank en dan Uploaden zet je protocollen en de schoolgids in de kennisbank, zodat de assistent vragen over schoolbeleid kan beantwoorden.

6. Instellingen nalopen

  • AI-model (tabblad Assistent): Haiku, Sonnet of Opus. De standaard is Sonnet, het model dat in onze tests het betrouwbaarst omgaat met vastleggen en vervolgacties.
  • Maandbudget AI (tabblad Assistent): je vult het in tokens in en ziet ernaast een schatting in euro's en antwoorden. Is het op, dan pauzeert de assistent tot de nieuwe maand of een hoger budget.
  • Inspreken (tabblad Assistent) staat standaard uit. Lees eerst wat dat betekent in Beheer.
  • Bewaartermijnen (tabblad Privacy en beveiliging) van gesprekken en het audit-log.

7. Team op weg helpen

Laat in een teamvergadering zien hoe het werkt: leg samen een incident vast, werk een paar notities uit en beantwoord een mail van ouders. Wijs collega's op de handleiding van de assistent en op het installeren op hun telefoon. Wil je een begeleide start, dan verzorgt AI Agent B.V. teamtrainingen; vraag ernaar via contact.