De assistent

De assistent is het startscherm van Mentris. Je vertelt in gewone woorden wat er speelde of wat je nodig hebt. De assistent legt het vast in de sjablonen van de school, schrijft mails en berichten en zoekt op wat er in jullie protocollen staat. Niets is definitief tot jij het accordeert.

Een gesprek starten

Klik in het menu op Assistent. Je ziet het startscherm met onderaan een invoerveld.
Typ wat je wilt, of klik op een van de startknoppen, zoals Gespreksverslag uitwerken of Mail aan ouders. Onder Meer staan de overige knoppen. De eerste knoppen komen uit de sjablonen van je school, bijvoorbeeld Incidentregistratie vastleggen.
Druk op Enter. Het antwoord verschijnt in beeld. Onder elk antwoord staat een kopieerknop.

Eerdere gesprekken staan in de zijbalk. De titels bevatten geen namen van leerlingen, zodat je het scherm rustig op het digibord kunt laten staan.

Iets vastleggen

Typ bijvoorbeeld: Leg vast: Sem en Daan hadden ruzie op het plein om 10.15, ik heb ze apart genomen. De assistent kiest het passende sjabloon van de school en zet je verhaal onder de juiste kopjes. Hij stelt vooraf geen vragen. Wat je niet hebt verteld, staat er als Nog aan te vullen door de leerkracht.

Het document verschijnt als kaart in de chat, met de status Concept.

Klik op Accorderen als het klopt. Daarna staat de tekst vast.
Klik op Aanpassen om zelf te wijzigen, of typ in de chat wat er anders moet, bijvoorbeeld zet erbij dat moeder is gebeld.
Is het document al geaccordeerd en wil je later iets toevoegen? Klik op Aanvulling toevoegen. Het origineel blijft ongewijzigd; de aanvulling staat eronder met datum.

Na elk concept doet een tweede AI-ronde een controle: staan er zinnen in die niet uit jouw verhaal komen? Die zie je op de kaart onder Controleer deze zinnen. Pas ze aan of laat ze staan als ze kloppen.

Al je documenten staan ook onder Documenten in het menu. Daar kun je zoeken, concepten verwijderen en zelf een document laten opstellen.

Kopiëren naar het leerlingvolgsysteem

Elk kopje van een document heeft een eigen kopieerknop. Zo plak je "Wat er gebeurde" in het ene veld van ParnasSys of Esis en "Vervolgstappen" in het andere. Met Kopieer neem je het hele document als platte tekst mee. Met Afdrukken druk je het af of sla je het op als PDF.

Notities overdag

Heb je geen tijd om iets meteen uit te werken? Klik op Notities en typ een korte regel, bijvoorbeeld Sem 10:15 ruzie op het plein, opgelost. Druk op Enter. Aan het eind van de dag klik je op Werk uit met de assistent. De assistent legt voorvallen vast als concept en zet taken zoals bellen of mailen op je lijst met vervolgacties. Daarna krijg je per notitie een regel met wat hij ermee deed.

Notities zie alleen jij. Ze worden versleuteld opgeslagen en verdwijnen 7 dagen na het uitwerken, of na 30 dagen als je ze nooit uitwerkt.

Gespreksverslag

Klik op Gespreksverslag uitwerken en plak je aantekeningen van een oudergesprek, leerlingbespreking of MDO. De assistent maakt er een document van in het sjabloon van de school. Afspraken met een datum zet hij direct als vervolgactie op je lijst. Afspraken zonder datum noemt hij in zijn antwoord.

Notulen van een vergadering

Klik op Notulen uitwerken en plak je aantekeningen van de teamvergadering of het bouwoverleg. Je krijgt notulen met de kopjes Besproken, Besluiten en Actiepunten. Staat bij een actiepunt een collega en een datum, dan komt het op de lijst van die collega, met jouw naam erbij. Dat werkt voor hooguit vijf actiepunten per bericht.

Mail van ouders beantwoorden

Klik op Mail van ouders beantwoorden en plak de mail.
De assistent schrijft een kort concept-antwoord. Wat je doet of voorstelt, vul je zelf in op de plek van [aanvullen]; de assistent doet zelf geen toezeggingen.
Typ leg vast om het contact op te slaan als Contactmoment ouders. Daarin staat alleen wat de ouders schreven en wat jij zelf antwoordde of afsprak.

Vraag gerust om een versie in eenvoudig Nederlands of in een andere taal.

Klassenbericht

Klik op Klassenbericht schrijven en typ wat erin moet, bijvoorbeeld de excursie van donderdag en dat de gymles vervalt. Je krijgt een bericht dat je zo in de ouderapp plakt. De assistent voegt niets toe dat je niet noemde; ontbreekt een tijd, dan staat er [aanvullen].

Overdracht aan je duocollega

Klik op Overdracht voor mijn duo en vul de naam van je collega in. De assistent haalt je documenten, open vervolgacties en nog niet uitgewerkte notities van de afgelopen week op en schrijft een overdracht met de kopjes Wat er speelde, Lopende afspraken en Voor jou om op te pakken. Vraag je erom, dan zet hij de acties met een datum direct op de lijst van je collega.

Vervolgacties en "Wacht op jou"

Typ bijvoorbeeld herinner me vrijdag de ouders van Sem te bellen. De vervolgactie verschijnt op het startscherm onder Wacht op jou. Ook iets terugkerends kan: elke vrijdag de rollenkaartjes evalueren tot 19 december. Wekelijks, om de twee weken en om de vier weken worden ondersteund. Vink je een terugkerende actie af, dan komt de volgende vanzelf op de lijst.

Onder Wacht op jou staan je eigen concepten om na te lezen en je vervolgacties, ook die een collega voor je klaarzette. Wissel tussen Eerstvolgend en Deze week voor een weekoverzicht.

Eerdere documenten en schoolbeleid

Typ vat samen wat ik dit schooljaar over Sem heb vastgelegd voor een samenvatting met datums. Je ziet je eigen documenten; de IB'er en de beheerder zien die van de hele school.
Typ wat zegt ons pestprotocol over een melding bij ouders? De assistent zoekt in de kennisbank en noemt het document waar het antwoord uit komt. Staat het er niet in, dan zegt hij dat.
Een rapporttekst voor één leerling vraag je met Rapporttekst schrijven. Voor een hele groep is er Rapporten.

Namen en privacy in de chat

Je schrijft gewoon met namen. Voordat je bericht naar de AI gaat, vervangt Mentris op onze server elke naam uit de leerlingenlijst door een plaatshouder zoals [LEERLING-1], net als e-mailadressen en telefoonnummers. In het antwoord zet Mentris de echte namen terug.

Onder je bericht zie je welke gegevens zijn afgeschermd. Klik op Bekijk wat de AI zag om de tekst te lezen zoals de AI hem kreeg.
Staat er een naam in je bericht die niet in de leerlingenlijst staat, zoals een ouder of een collega? Dan vraagt Mentris eerst wat je wilt: Afschermen en versturen, Toch versturen of Aanpassen.

Meer hierover in Privacy en AVG.

Inspreken

Heeft de beheerder inspreken aangezet, dan staat er een microfoonknop naast het invoerveld en bij de notities. Mentris gebruikt daarvoor de spraakherkenning van je browser. Chrome stuurt de audio naar Google, Safari naar Apple, buiten Mentris om. Noem daarom liever geen achternamen hardop. Typen kan altijd.

Op je telefoon

Zet Mentris op je beginscherm. In Safari tik je op Deel en dan Zet op beginscherm, in Chrome via het menu op App installeren. Dan maak je in de pauze snel een notitie. Op Android houd je het icoon ingedrukt voor de snelkoppelingen Notitie maken en Nieuw gesprek.

Blijf zelf eindredacteur

De assistent schrijft alleen op wat jij vertelt en beoordeelt geen leerlingen. Toch kan hij zich vergissen. Lees elk concept na voordat je accordeert of iets verstuurt; jij blijft verantwoordelijk voor de tekst.