Beheer

Alles in dit hoofdstuk staat onder Beheer in het menu en is alleen zichtbaar voor beheerders. Beheer heeft vijf tabbladen: Team, Assistent, Privacy en beveiliging, Verbruik en audit en Export. Sjablonen, het incidentenoverzicht en wat je als directie terugziet staan in Voor de directie.

Gevoelige acties vragen eerst om een bevestiging met je wachtwoord of een code uit je authenticator-app: iemand beheerder maken, blokkeren of verwijderen, tweestapsverificatie resetten, SSO en e-maildomeinen wijzigen, bewaartermijnen aanpassen, leerlinggegevens aan- of uitzetten en de export van de school.

Aan de slag

Bovenaan de beheerpagina staat een checklist met wat er nog nodig is voordat collega's kunnen beginnen: tweestapsverificatie voor je eigen account, collega's uitnodigen, leerlingen invoeren, documenttypes kiezen, schrijfafspraken, de kennisbank, bewaartermijnen, het DPIA-concept en het MR-instemmingsverzoek. Elke regel komt uit de actuele gegevens van de school en linkt naar de plek waar je de stap afrondt. Met Verbergen klap je de lijst in; is alles klaar, dan blijft er één regel over die je kunt wegklikken.

Pilot zonder leerlinggegevens

Een school kan beginnen met medewerkersaccounts en de kennisbank, zonder leerlingenlijst. Zet daarvoor op het tabblad Privacy en beveiliging de schakelaar Leerlinggegevens gebruiken uit. Leerkrachten gebruiken de assistent dan voor mails, notulen, rapportteksten, klassenberichten en vragen over het schoolbeleid. De assistent legt geen documenten over leerlingen vast en zoekt ze niet op. Vervolgacties zonder leerling werken gewoon.

Leerlingen, Documenten, Rapporten, Groepsoverzicht en Incidenten verdwijnen dan uit het menu, en de server weigert elke aanvraag die leerlinggegevens leest of schrijft. Stonden er al leerlingen of documenten in Mentris, dan blijven die bewaard maar zijn ze verborgen tot je de schakelaar weer aanzet. De export van de hele school blijft werken. Namen die al in de leerlingenlijst stonden, schermt de assistent nog steeds af. Aan- en uitzetten vraagt om een bevestiging. Het DPIA-concept, het MR-instemmingsverzoek en de medewerkersinformatie noemen de pilotfase zolang de schakelaar uit staat.

Gebruikers en rollen

Op het tabblad Team voeg je gebruikers toe met naam, school-e-mailadres en rol. Laat je het wachtwoordveld leeg, dan krijgt de gebruiker een uitnodigingsmail om zelf een wachtwoord in te stellen. Na het toevoegen zie je de uitnodigingslink ook zelf staan: komt de mail niet aan, deel die link dan via een ander kanaal. Zolang een collega nog nooit heeft ingelogd, kun je met Uitnodiging opnieuw sturen een nieuwe mail en link laten maken; de oude link werkt dan niet meer. Rollen wijzig je in de lijst; iemand beheerder maken vraagt om bevestiging. De rollen staan uitgelegd in Voor de directie.

Een vertrekkende collega zet je op Blokkeren: inloggen kan dan niet meer, lopende sessies stoppen meteen en de documenten blijven bewaard. Verwijder kan alleen als er geen documenten, artikelen of handelingsplannen op die naam staan; open vervolgacties, notities en gesprekken van die collega gaan dan mee. Mentris meldt vooraf wat er verdwijnt.

Op het tabblad Privacy en beveiliging kun je bij Toegestane e-maildomeinen de domeinen van de school invullen, bijvoorbeeld school.nl. Uitnodigen en inloggen via Microsoft kan daarna alleen op adressen van die domeinen.

Tweestapsverificatie

Op het tabblad Privacy en beveiliging staat Tweestapsverificatie verplicht voor beheerders standaard aan. Een beheerder zonder tweestapsverificatie komt dan niet verder dan de accountpagina. Daaronder staat Tweestapsverificatie verplicht voor IB'ers, standaard aan voor scholen die sinds oktober 2026 beginnen, omdat IB'ers alle leerlingdocumenten van de school zien. Je gebruikt een authenticator-app, zoals Microsoft Authenticator, Google Authenticator of 1Password, en krijgt acht herstelcodes voor als je telefoon kwijt is. Bewaar die in de wachtwoordmanager van de school.

Andere medewerkers zetten tweestapsverificatie zelf aan onder Account. In het gebruikersoverzicht zie je wie het aan heeft. Is een collega telefoon en herstelcodes kwijt, dan klik je op Tweestapsverificatie resetten; de collega stelt het daarna opnieuw in.

AI-model en maandbudget

Op het tabblad Assistent kies je onder AI-instellingen het model voor alle gesprekken met de assistent: Haiku, Sonnet of Opus, drie varianten van Claude. Wisselen kan op elk moment en geldt direct voor nieuwe berichten. Elke wijziging komt in het audit-log.

Met Maandbudget AI begrens je het AI-verbruik. Je vult het in tokens in, de rekeneenheid van AI-aanbieders, en ziet ernaast een schatting in euro's en antwoorden. Is het bereikt, dan pauzeert de assistent tot de nieuwe maand of tot je het budget verhoogt. Op het tabblad Verbruik en audit zie je onder Verbruik per maand en per gebruiker het aantal antwoorden en het verbruik in tokens. Zo zie je ook wie er nog niet mee werkt.

Schrijfafspraken

Op het tabblad Assistent beschrijf je onder Schrijfafspraken in gewone zinnen hoe de school wil dat teksten geschreven worden: aanspreekvorm, lengte, woorden die je wel of niet gebruikt. De assistent volgt ze bij iedereen. Vraagt een leerkracht in een gesprek iets anders, dan gaat dat voor. Zet er geen namen van leerlingen in; staat er toch een naam in, dan wordt die afgeschermd voordat de tekst naar de AI gaat.

Inspreken

Op het tabblad Assistent zet je Inspreken toestaan aan of uit. Het staat standaard uit. Inspreken gebruikt de spraakherkenning van de browser: bij Chrome gaat de audio naar Google, bij Safari naar Apple, buiten Mentris en de verwerkersovereenkomst om. Namen worden pas afgeschermd zodra de tekst in Mentris staat. Zet het alleen aan als de school dat heeft afgewogen; het DPIA-concept noemt de keuze.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen staan op het tabblad Privacy en beveiliging.

Gesprekken met de assistent: 30, 90 (standaard), 180 of 365 dagen na de laatste activiteit, of onbeperkt. Medewerkers kunnen eigen gesprekken altijd eerder verwijderen of downloaden onder Account.
Notities: 7 dagen na het uitwerken, of 30 dagen als ze nooit zijn uitgewerkt. Dit is vast.
Audit-log: 180 dagen, 1 jaar, 2 jaar of niet opruimen. Het log bevat namen en IP-adressen; exporteer eerst als je oudere regels wilt bewaren.
Documenten blijven staan tot de school ze verwijdert. Leg in het DPIA-concept vast welke termijn de school hanteert.

Kies je een kortere termijn, dan vraagt Mentris eerst om bevestiging en laat zien hoeveel gesprekken of regels er direct worden verwijderd. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt. Opruimen gebeurt daarna automatisch en komt zelf ook in het audit-log.

Audit-log

Het audit-log staat op het tabblad Verbruik en audit en toont wie wat heeft gedaan en wanneer: inloggen (ook mislukte pogingen, met IP-adres), gebruikersbeheer, wijzigingen aan instellingen en de kennisbank, het openen, wijzigen, exporteren en verwijderen van leerlingen en hun documenten, het openen van de leerlingenlijst en de documentenlijst, en het maken, lezen en uitwerken van notities. Van gesprekken met de assistent staat alleen het verbruik in het log, niet de inhoud. Klik op Download als CSV voor de functionaris gegevensbescherming. Een download wordt zelf ook gelogd.

DPIA-concept

Onderaan het tabblad Privacy en beveiliging klik je op Download DPIA-concept. Het concept is ingevuld met de inrichting van Mentris en de huidige instellingen van de school. De school vult de open punten aan en stelt het vast.

MR-instemmingsverzoek en medewerkersinformatie

Onder het DPIA-concept staan nog twee documenten. Met Download MR-instemmingsverzoek krijg je een concept van het verzoek aan de medezeggenschapsraad, met de bewaartermijnen en beveiliging van de school en een keuze om eerst zonder leerlingenlijst te starten. Artikelnummers uit de WMS laat de school zelf controleren en invullen. Met Download medewerkersinformatie krijg je een uitleg voor collega's over wat Mentris over hen bewaart, wat naar het AI-model gaat en welke afspraken gelden. Beide documenten zijn een concept dat de school aanpast; elke download komt in het audit-log.

Alle gegevens van de school exporteren

Op het tabblad Export klik je onder Alle gegevens van de school op Alles exporteren. Je krijgt een ZIP-bestand met alle leerlingen, documenten (ontsleuteld, met aanvullingen en wat de leerkracht oorspronkelijk invoerde), handelingsplannen, vervolgacties en sjablonen als JSON, plus per leerling een leesbaar overzicht van de geaccordeerde documenten. Een README in het bestand legt uit wat waar staat. Het bestand bevat leerlinggegevens: bewaar het net zo zorgvuldig als het dossier. Je kunt drie keer per uur exporteren en elke export komt in het audit-log.

Voor een inzageverzoek van ouders open je de leerling onder Leerlingen en klik je op Exporteren voor inzageverzoek. Dat bestand bevat alle documenten van die leerling, ook concepten met het label "Concept, niet geaccordeerd". Haal concepten eruit voordat je het aan ouders geeft, als ze nog niet af zijn. Deze knop zien alleen beheerder en IB'er.

Kennisbank exporteren

De kennisbank blijft van de school. Op het tabblad Export klik je onder Kennisbank op Exporteren voor alle categorieën en artikelen als JSON-bestand.

Inloggen met schoolaccount (SSO)

Mentris ondersteunt inloggen met Google- en Microsoft-schoolaccounts. Een medewerker kan met SSO inloggen zodra het e-mailadres van het schoolaccount overeenkomt met het e-mailadres in Mentris. SSO vervangt het wachtwoord; staat tweestapsverificatie aan, dan volgt daarna nog de code uit de app.

Bij Microsoft vul je op het tabblad Privacy en beveiliging de tenant-id van jullie Microsoft 365-omgeving in (te vinden in het Azure-portaal onder Microsoft Entra ID, Overzicht). Zonder tenant-id staat inloggen via Microsoft uit. Alleen accounts uit die organisatie worden toegelaten; persoonlijke Microsoft-accounts nooit. De eerste Microsoft-login koppelt het account aan die identiteit; een ander Microsoft-account met hetzelfde e-mailadres komt er daarna niet in. Bij Google werkt alleen een Google Workspace-account van de school, geen persoonlijk Gmail-adres.